Prečo vaše firemné emaily končia v spame?
Až 20% firemných emailov nikdy nedorazí k príjemcovi. Skončia v spam priečinkoch, sú blokované servermi alebo úplne stratené. Zistite prečo a ako to opraviť.
Hlavné príčiny nedoručených emailov
Keď odosielate email z vašej firemnej domény, prijímajúci server (Gmail, Outlook, firemný server zákazníka) si overuje, či ste skutočne tým, za koho sa vydávate. Ak táto kontrola zlyhá, váš email môže byť označený ako spam alebo úplne odmietnutý.
1. Chýbajúca emailová autentifikácia (SPF, DKIM, DMARC)
Toto je najčastejšia príčina problémov s doručiteľnosťou. Emailová autentifikácia pozostáva z troch DNS záznamov:
- SPF - určuje, ktoré servery môžu posielať emaily za vašu doménu
- DKIM - digitálne podpisuje každý email, aby príjemca vedel, že nebol zmenený
- DMARC - hovorí serverom, čo robiť s emailami, ktoré neprejdú kontrolou
Bez týchto záznamov môže ktokoľvek posielať emaily, ktoré vyzerajú akoby pochádzali z vašej domény (tzv. email spoofing). Preto veľkí poskytovatelia ako Gmail tieto emaily penalizujú.
Dôležité
Od februára 2024 Gmail a Yahoo vyžadujú SPF, DKIM a DMARC pre všetkých odosielateľov. Bez nich vaše emaily jednoducho nedorazia.
2. Prítomnosť na blacklistoch
Blacklisty sú databázy IP adries a domén, ktoré boli identifikované ako zdroje spamu. Ak je vaša doména alebo IP adresa mail servera na blackliste, vaše emaily budú blokované.
Najčastejšie dôvody pre zaradenie na blacklist:
- Niekto zneužil vašu doménu na rozosielanie spamu
- Zdieľate IP adresu s odosielateľom spamu (bežné u lacných hostingov)
- Vysoká miera odmietnutých emailov (neexistujúce adresy)
- Veľa príjemcov označilo vaše emaily ako spam
3. Obsah emailu
Spam filtre analyzujú obsah emailov a hľadajú typické znaky spamu:
- Príliš veľa kapitálok a výkričníkov (KÚPTE TERAZ!!!)
- Podozrivé prílohy (.exe, .zip)
- Príliš veľa obrázkov a málo textu
- Skrátené odkazy (bit.ly a podobne)
- Spam trigger slová (zadarmo, výhra, urgentné)
4. Technické problémy
- Nesprávne MX záznamy - servery nevedia kam doručiť odpovede
- Expirovaný SSL certifikát - komunikácia nie je zabezpečená
- Nekonzistentné DNS záznamy - záznamy si odporujú
Ako zistiť, prečo vaše emaily končia v spame?
Najjednoduchší spôsob je použiť náš bezplatný email test. Za 30 sekúnd skontrolujeme:
- SPF, DKIM a DMARC konfiguráciu
- Prítomnosť na 15+ blacklistoch
- MX záznamy a dostupnosť mail servera
- SSL certifikát a zabezpečenie
- 20+ ďalších parametrov
Tip
Test je úplne bezplatný a bez registrácie. Stačí zadať váš firemný email a dostanete kompletný report s prioritizovanými odporúčaniami.
Čo robiť, keď máte problémy?
Po identifikácii problémov je potrebné ich opraviť. Väčšina opráv vyžaduje prístup k DNS záznamom vašej domény a správnu konfiguráciu.
Ak si nie ste istí ako postupovať, kontaktujte nás. Pomôžeme vám s kompletnou konfiguráciou emailovej infraštruktúry.